תפריט
אם אתם עוד לא מכירים את המילה אוטומציה ואתם לא משתמשים באוטומציות שונות בעסק שלכם, אז כדאי שתתעוררו! כמעט כל עסק היום משתמש באוטומציות, על מנת לייעל את התהליכים בארגון, לעבוד בצורה יעילה ולא פחות חשוב לחסוך הרבה מאוד זמן וכמו שאנחנו יודעים זמן זה כסף. מה זה אוטומציה ואיך היא משפיעה על העסק שלכם? כל מה שצריך לדעת במאמר אחד.
ההתפתחות המהירה של הטכנולוגיה הביאה איתה בשורות מדהימות בעיקר לעסקים. לפני שנצלול לשאלה מה זה אוטומציה עסקית באופן כללי, תחילה נסביר מה זה אוטומציה בכלל. כשאנחנו מדברים על אוטומציה אנחנו מדברים על תהליכים שקורים באופן אוטומטי, ללא התערבות יד אדם. מה הכוונה? כל פעם שקורה X יקרה Y באופן אוטומטי.
אם ניקח את הדוגמא הפשוטה ביותר, שכמעט כולנו מכירים, זה המיילים האוטומטיים שאנחנו מקבלים מרשתות קמעונאיות. אם לדוגמא אתם חברי מועדון ברשת אופנה גדולה בישראל ואותה הרשת מעניקה הטבת לרגל יום הולדתכם, המייל או ה-SMS שאתם מקבלים הוא אוטומטי. הרי זה לא הגיוני שישב עובד ויבדוק, מי מתוך חצי מליון הרשומות חוגג יום הולדת.
כשאנחנו מדברים על אוטומציות לעסק, הדבר לא מאוד שונה. אוטומציה של תהליכים עסקיים, נקראת בשפה המקצועית גם BPA שזה ראשי התיבות של Business Process Automation. מדובר על שימוש בטכנולוגיה מתקדמת, שמטרתה להשלים תהליכים עסקיים עם התערבות אנושית מינימלית ככל האפשר. כשאנחנו מדברים על תהליך עסקי, אנחנו מדברים בעצם על פעילות, או כמה פעילויות שמטרתן היא להשיג מטרה ארגונית כלשהי.
תהליך עסקי, ברוב המקרים חולש על מחלקות עסקיות שונות ומתחיל בפעולה מסוימת. לדוגמא, תהליך גיוס עובדים מתחיל בפרסום משרה ומסתיים במייל אוטומטי לעובד החדש. אפשר להגדיר לדוגמא שכל מייל חדש שמוסיפים למערכת באופן אוטומטי מקבל הודעה ממחלקת HR המסביר על התנהלות כללית בארגון.
המטרה של אוטומציה, היא בעצם לפשט את כל התחומים של העסק, על ידי ביצוע אוטומטי של משימות יומיומיות, שלא דורשות חשיבה או מגע יד אדם. כמעט בכל התעשיות, מהקטנות ועד הגדולות מההיי-טק ללואו-טק, אוטומציה הפכה למפתח הצלחה. קרוב ל-80% מהחברות עם הביצועים הטובים ביותר במשק, השתמשו באוטומציה עסקית כלשהי.
עסקים רבים עובדים בתהליכים לא יעילים. הדבר מייצר זמני עבודה ארוכים, חוסר יעילות משווע. אוטומציות יתנו לכם שקט תעשייתי במשימות פשוטות וסזפיות, המבזבזות זמן רב לעובדים שלכם.
אם תגידו לעובד לעשות משימה כמו לשלוח SMS לכל חברי המועדון שיש להם יום הולדת החודש, ככל הנראה זה יקח הרבה מאוד שעות ואתם תצטרכו לשלם על זה כל פעם מחדש, הרי בכל חודש יש חוגגים אחרים.
במקום זה, אוטומציה בעצם מציעה לכם לפתור את כל זה עם תכנות חד פעמי ובכך, כל חודש במשך כל חיי העסק, ישלחו הודעות לחברי המועדון החוגגים יום הולדת, אך ללא תשלום נוסף (רק על חבילת ה-SMS כמובן).
אנחנו מאוד מאמינים באנשים, אבל גם יודעים שאנשים פחות מדויקים ממכונות בהקשרים מסויימים כמו לדוגמא דו"חות. עבודה ידנית פעמים רבות יכולה להיות מקור לטעויות. לעומת זאת, שימוש באוטומציה, יכולה לדייק את התהליכים האלו ולהגיע למצב של דיוק מלא.
עבודה ללא אוטומציות עלולה להוביל לא פעם למצב של התעסקות בעבודות סיזיפיות שלא ממש מקדמות את העסק ופעמים רבות מגיעות על חשבון פיתוח עסקי, חשיבה קדימה, מחקר מתחרים או עוד המון דברים שחייבים להיות חלק מהיומיום של כל בעל עסק.
שימוש באוטומציות במקרים מסויימים, יכולה להוביל למצב שבו יש לכם את הפנאי להתעסק בהתפתחות והסתכלות לעבר העתיד במקום להתעסק בדברים שהם על פניו "שוליים" כי יש דרך לעשות את זה ללא התערבות מצידכם.
אם לקוח נרשם עכשיו לרשימת הדיורים שלכם והבטחתם לו קוד קופון, או מדריך לקריאה, או כל דבר אחר שהניע אותו להרשם, הוא מצפה לקבל את המייל הזה עכשיו. אם לא תתנו לו את התהליך האוטומטי לו הוא מצפה, זה עלול לייצר אכזבה.
חווית המשתמש חשובה גם בקרב העובדים שלכם, אם תבקשו מהעובדים לעשות הכל באופן ידני ללא נוחות בעבודה, תיצרו מצב בו אתם מקשים על העובדים שלכם ומונעים מהם להתעסק במה שבאמת חשוב.
עד עכשיו דיברנו בצורה מאוד אמורפית, אבל בואו ננסה שנייה להבין איך כבר מחר בבוקר אתם יכולים להתחיל לדאוג לתהליכים אוטומטיים שישפרו את הארגון כולו. אספנו כמה דוגמאות חמות מהשטח:
שילוב עובד חדש בארגון שלכם, הוא תהליך עסקי לכל דבר והוא גם חשוב במיוחד. התהליך עצמו כולל משימות רבות, אומנם לא ברמה גבוה אבל הכל צריך להיות מאוד מדוייק. כמו לדוגמא, מילוי טפסי עובדים: 101, טופס קוביות, כרטיס עובד וכד'. בניית אוטומציה המאפשרת לעובד למלא הכל במקום אחר ולשגר ישירות את המסמכים לתוכנת ה-HR יכולה לחסוך כל כך הרבה זמן והתעסקות.
הייתם מרשים לעצמכם לפספס ליד שהשאיר לכם פרטים? בוודאי שלא. אבל אין מה לעשות, אנחנו אנושיים ולפעמים אם נוציא אקסל, אנחנו עלולים לפספס. ניתן לבנות אוטומציות המציגות את הלידים בהם לא טיפלתם, תזכורת לחזור ללידים שלא ענו לכם, או אפילו לשלוח אוטומטית הודעה ללקוח שחיפשתם אותו, אבל לא היה מענה.
באמצעות אוטומציות, תוכלו להחליט איזה עובד יקבל את הליד, בהתאם לפרמטרים שאתם בוחרים, זה יכול להיות לתת ליד חם לאיש המכירות הכי ממולח שלכם במטרה לסגור את העסקה.
אחד היתרונות הגדולים של אוטומציות זה שתוכלו לקבל תזכורות.ץ אם לדוגמא לקוח כתב לכם שכרגע השירות או המוצר שאתם מ ציעים לא רלווטי אבל בעוד חצי שנה זה יהיה רלוונטי, אז תוכלו לדאוג שהליד יקפוץ לכם שוב אחרי חצי שנה באופן אוטומטי. זה גם יגרום ללקוח הפוטנציאלי לדעת שאתם רציניים ומקצוענים וגם יסגור לכם מכירה.
במקום להכנס לתוכנות ERP או CRM, להוציא נתונים ואז להצליב אותם, תוכלו להגדיר אוטומציה שמוציאה לכם בדיוק את הדו"חות שאתם צריכים ישירות למייל. אם לדוגמא, יש לכם כמה חנויות ואתם רוצים לדעת מה היה הפדיון היומי, תוכלו לקבל דו"ח מכירות ישירות למייל בסגירת כל יום.
יתרה מזאת, תוכלו לדאוג שכל מחלקה תקבל את הדו"ח הייעודי לה. בנוסף לכך, תוכלו לדאוג גם לדו"חות שונים כדי לדעת אם הכל תקין בתהליכים שלכם ואם יש איזו תקלה, תוכלו לזהות אותה ע"י הגדרה של דוח תקלות.
מדובר על פועל יוצא ולא תוצאה ישירה, אבל בהחלט ניתן להגיד שעסקים אשר משתמשים באוטומציות עסקיות במערכות שלהם מצליחים להגיע לגידול בהכנסות. אם נשתמש בדוגמא, תחשבו על לקוח שלא רכש ממכם בשנה האחרונה. פתאום קופת הודעה במערכת שירות הלקוחות כי ישראל ישראלי לא קנה שנה שלמה.
בשלב הבא, נשלח לישראל ישראלי באופן אוטומטי מייל ובו יש הטבה בלעדית רק בשבילו, במטרה שיחזור וירכוש.
פתאום ישראל נזכר שהמותג שלכם קיים ושהוא באמת צריך מוצר מסויים. הופ, גם חזרתם לתודעת הלקוח, גם הוא מרגיש מיוחד שהוא קיבל קוד וגם הצלחתם להחזיר את ישראל ישראלי להיות לקוח שלכם. זה מה שנקרא קלאס באפס מאמץ😊
לבניית אוטומציה יש כמה שלבים. אנחנו מאמינים שהשלב הראשון הוא "כאב" כלשהו שאתם מרגישים בעסק שלכם. בסופו של דבר אוטומציות ברוב המקרים, יתנו מענה לבעיות יומיומיות שאתם מרגישים ומייצרות חוסר יעילות והמון עבודה ידנית שלפעמים מתגלה כלא מדוייקת.
בשלב הבא, כדאי ומומלץ למצוא מומחה לבניית אוטומציות שיוכל להקים עבורכם בדיוק את מה שאתם צריכים. לאחר מכן, חשוב מאוד שתאפיינו ביחד את כל התהליכים שקורים עכשיו ומה הייתם רוצים שהאוטומציה תעשה בעצם. כל פעם שקורה X יקרה באופן אוטומטי Y.
לאחר שהגדרתם אפיון בצורה מסודרת, האיש הטכנולוגי שלכם יכול לצאת לדרך ולהתחיל להכין לכם אוטומציות יעלות שיעשו לכם את החיים הרבה (הרבה!) יותר קלים.
השלב האחרון ומבחינתנו הכי חשוב, זה לבדוק שהכל עובד, הנתונים נכונים ומדויקים והצלחנו במשימה. אם הנתונים שתקבלו לא נכונים, או האוטומציה לא עובדת בצורה מדויקת, בעצם פספסתם את המטרה.
שימו לב, חשוב מאוד לשלב איש טכני כבר בתחילת התהליך. מומחה לבניית אוטומציות יוכל לשפוך הרבה אור על התהליכים אצלכם בארגון ויוכל גם להביא הרבה ידע מעצמו בכל הנוגע לייעול או אוטומציות נפוצות בשוק שלכם.
כל עסק דורש התאמה אישית, אין עסק אחד שזהה באופן חד משמעי לעסק אחר, גם אם שניהם באותו התחום. לכן, חשוב מאוד שתבצעו התאמה עבורכם ולא תשתמשו באוטומציה לעסק אחר.
מחפשים את החברה שתעזור לכם לייעל את העסק שלכם ולהוציא ממנו את המקסימום? כדאי שנכיר. נוק נוק טכנולוגיה מתמחה בפתרונות דיגיטליים שונים ומגוונים לכל סוגי העסקים מתחומי עיסוק שונים. כל פעולה שאנחנו עושים היא בהתאמה אישית ולפי הצרכים של הלקוח.
אנחנו בנוק נוק טכנולוגיה, מציעים את כל השירותים באופן הוליסטי תחת קורת גג אחת, דבר אשר מאפשר לכם לקבל את כל הפתרונות הדיגיטליים לעסק, בלי להסתבך.
אז מה אנחנו מציעים: בניית אוטומציות עסקיות במטרה לייעל ולשפר את העסק שלכם, קידום אתרים אורגני לצד קידום אתרים ממומן, ניהול כל סוגי הרשתות החברתיות לרבות, איסטגרם, טיקטוק וכד' וגם, בניית אתרים מכל הסוגים, אתרי תדמית, אתרי סחר, אתרי תוכן ועוד.
בנוק נוק טכנולוגיה, הלקוח תמיד נמצא בחשיבות העליונה ולכן, אנחנו מתחייבים להעניק את השירות הטוב ביותר ולהפוך לשותף עסקי משמעותי.
אנחנו מבינים עסקים ואת הצרכים שלהם ומאמינים בטכנולוגיה לקידום העסק, מתוך הבנה שהמטרה של כל עסק זה בשורה התחתונה – להרוויח יותר ולא רק להכניס יותר כסף.
במאמר דיברנו על אוטומציה עסקית, שהמשמעות שלה היא בעצם לייצר תהליכים טכנולוגיים לעסקים שונים כך שבכל פעם שקורית פעולה X תקרה באופן מיידי ואוטומטי פעולה Y. במאמר ציינו את החשביות הרבה של אוטומציה לכל סוג עסק, כמו לדוגמא, קבלת עובדים חדשים, הפקת דו"חות שונים, איסוף לידים ועוד.
בנוסף לכך, הסברנו במאמר מה חשוב בתחילת הדרך על מנת להגיע לתוצאות הרצויות או במילים אחרות, איך בונים אוטומציה בצורה נכונה. רוצים לשמוע עוד? דברו איתנו.
האוטומציה חוללה מהפכה באופן שבו עסקים פועלים, ומאפשרת להם להשיג יעילות ופרודוקטיביות רבה יותר. אוטומציה של משימות שגרתיות כמו הזנת נתונים ושירות לקוחות מאפשרת לעסקים להתמקד במשימות חשובות יותר ולקבל החלטות טובות יותר. אוטומציה גם עוזרת להפחית עלויות על ידי ביטול הצורך בעבודה ידנית ותהליכי ייעול. בנוסף, אוטומציה יכולה לעזור לעסקים לשפר את חווית הלקוח על ידי מתן זמני תגובה מהירים יותר, מידע מדויק יותר ושירות לקוחות טוב יותר. עם אוטומציה, עסקים יכולים כעת לפעול ביעילות רבה יותר תוך מתן שירות ברמה מעולה.
אוטומציה הופכת במהירות לחלק חיוני בתעשיות רבות. אוטומציה יכולה לעזור לעסקים לחסוך זמן וכסף וכן להגביר את היעילות והפרודוקטיביות. ככל שהאוטומציה הופכת נפוצה יותר, תעשיות מסוימות צפויות להרוויח ממנה יותר מאחרות. תעשיות כמו ייצור, לוגיסטיקה, בריאות, שירותים פיננסיים ומסחר אלקטרוני צפויים להיות הנהנים הגדולים ביותר מאוטומציה בשל אופי זרימות העבודה והתהליכים שלהם. אוטומציה יכולה לעזור לתעשיות אלו לייעל את פעילותן ולהפחית עלויות תוך הגברת שביעות רצון הלקוחות ואיכות המוצר.
אוטומציה הופכת במהירות לחלק חיוני ממקום העבודה המודרני. בעזרת אוטומציה עסקים יכולים לייעל את התהליכים ולחסוך זמן ומשאבים. ניתן להשתמש באוטומציה לאוטומציה של מגוון משימות, החל מהזנת נתונים פשוטה ועד למשימות ניתוח מורכבות. על ידי אוטומציה של משימות שגרתיות או שחוזרות על עצמן, עסקים יכולים לשחרר את העובדים שלהם להתמקד במשימות חשובות יותר הדורשות יותר יצירתיות וכישורי פתרון בעיות. אוטומציה יכולה גם לעזור להפחית טעויות אנוש ולהגביר את היעילות במקום העבודה.
בעלים של נוק נוק טכנולוגיה. מתמחה בקידום אתרים, בניית אתרים, אוטומציות, פיתוח מערכות מורכבות, אימייל מרקטינג ועוד.